Уявіть – ви купуєте автомобіль. Все чудово – держава придумала, що можна оформити все через Дію, не виходячи з дому. І ось ви вже майже на фінішній прямій, але система зупиняє і просить завірити через Дія.Підпис. Стоп. Що це? Де його взяти? Як активувати? І чи підійде він для інших документів? Гугл видає купу термінів – КЕП, ЕЦП, SmartID, Дія.Підпис – і стає ще більше питань. А машина чекає. Насправді розібратися в цьому простіше, ніж здається. Це все різні назви одного й того ж інструменту з маленькими нюансами. Є кілька способів отримати електронний підпис і кожен підходить під свою ситуацію. Далі на urban.kyiv про кожен із них.
Що таке електронний підпис і для чого він потрібен
Електронний підпис це ви, тільки в цифровому форматі. Та сама юридична сила, тільки замість ручки та паперу – телефон або комп’ютер.
Потрібен він скрізь, де раніше треба було особисто підписувати папери. Купівля-продаж авто, договір з роботодавцем, декларація, документи для ФОП, взаємодія з держорганами – все це можна зробити онлайн.
Тепер про назви, бо їх кілька й всі звучать схоже:
- ЕЦП – старий термін, офіційно замінений на КЕП. Якщо десь бачите ЕЦП – це те саме.
- КЕП (кваліфікований електронний підпис) – основний вид. Має повну юридичну силу.
- Дія.Підпис – КЕП через застосунок Дія. Зручний для фізосіб, активується в телефоні.
- SmartID – КЕП від ПриватБанку через Приват24. Але схожі рішення є й в інших банках – Ощадбанку, monobank та інших.
По суті це все різновиди одного інструменту, просто від різних надавачів.
Як підписати документ онлайн – основні способи
Розібралися з назвами. Тепер – як підписати документ онлайн. Способів кілька, і кожен підходить під свою ситуацію.
Через Дію.Підпис – найзручніший варіант для фізичних осіб. Потрібен лише смартфон з додатком Дія і паспорт нового зразка або закордонний паспорт. Підписуєте документ на сайті ca.diia.gov.ua, скануєте QR-код через телефон і підтверджуєте у Дії. Все.
Через КЕП на файловому носії – для тих, хто вже має ключ на флешці або у файлі. Заходите на той самий сайт, завантажуєте ключ, вводите пароль і підписуєте. Підходить і для фізосіб, і для бізнесу.
Через SmartID від ПриватБанку – для клієнтів Привату. Відкриваєте документ, обираєте SmartID, скануєте QR-код через Приват24 і підтверджуєте. В інших банках принцип той самий.
Через хмарний КЕП – сучасний варіант без флешок. Ключ зберігається у хмарі, підписуєте з будь-якого пристрою. Популярні сервіси – Вчасно.КЕП, ЦСК “Україна” та інші акредитовані надавачі.
Усі чотири способи юридично значущі.
Як підписати документ через Дію
Спочатку треба активувати Дія.Підпис, якщо ще не зробили цього.
Відкрийте застосунок → Меню → Дія.Підпис → Активувати. Пройдіть верифікацію. Готово.
Тепер про як це зробити. Тут два варіанти залежно від ситуації.
Якщо ви робите щось прямо в застосунку Дія, наприклад, оформлюєте купівлю авто або змінюєте місце реєстрації, система сама запитає підписати документ у потрібний момент. Вводите пароль прямо в телефоні й чекаєте підтвердження. Нікуди переходити не треба.
Якщо “автограф” потрібен на зовнішньому сайті, наприклад, записуєтеся до сервісного центру для реєстрації авто, система спочатку скерує на ID.GOV.UA, а там вже запропонує обрати спосіб. Побачите кілька варіантів:
- файловий носій;
- токен;
- хмарне сховище;
- Bank ID НБУ;
- Дія.Підпис.
Обираєте Дія.Підпис – з’являється QR-код. Скануєте його смартфоном через застосунок, підтверджуєте. Все, документ підписано.
І ще одна зручна деталь. В застосунку зберігається вся історія ваших підписань. Меню → Дія.Підпис → Історія підписань і видно, що і коли підписували.
Як підписати PDF-документ електронним підписом
PDF – найпоширеніший формат для договорів, актів і офіційних документів. І саме на ньому потрібно найчастіше поставити свій автограф.
Один зі зручних способів – сервіс id.gov.ua/sign. Заходите, завантажуєте свій PDF і проходите три кроки. Обираєте спосіб – Дія.Підпис, файловий КЕП, SmartID або інший – підтверджуєте та зберігаєте готовий файл. Все.
Тільки варто розуміти, що підписаний таким способом документ – це не PDF із намальованим розчерком на сторінці. Це файл із цифровим підписом, який підтверджує що саме ви підписали й що після цього нічого не змінювалося. Перевірити чинність можна там само або на ca.diia.gov.ua/verify.
Як підписати Word-документ онлайн
Ілюстрація як документ перетворюється в PDF і підписується онлайн
З Word трохи складніше, ніж з PDF. Більшість офіційних безплатних сервісів працюють саме з PDF. Але варіанти є.
Найпростіший – конвертувати у PDF і підписати документ ворд онлайн через id.gov.ua/sign. Конвертація безплатна прямо у Word через “Зберегти як” → PDF або через будь-який онлайн-конвертер.
Через Paperless (paperless.com.ua) – платний сервіс електронного документообігу. В ньому моожна працювати з Word-файлами напряму. Зручний, якщо потрібно підписувати документи регулярно або разом з іншою стороною. Все відбувається через КЕП або Дія.Підпис.
Через Вчасно.КЕП – підтримує DOC, PDF, XML та інші формати. Теж платний, але є пробний період. Підходить для бізнесу та ФОП.
Якщо користуєтесь Word рідко – найшвидше просто конвертувати в PDF і підписати. Якщо часто – варто подивитися на Paperless або Вчасно.
Як підписати документ через Приват24
Якщо ви клієнт ПриватБанку – у вас вже є все необхідне. SmartID від Привату це повноцінний КЕП, який активується автоматично при першому підписанні.
Працює це так:
- Відкрийте документ, який потрібно завірити на сайті або сервісі, який підтримує SmartID.
- Оберіть SmartID – на екрані з’явиться QR-код.
- Відкрийте Приват24 → Сканер → відскануйте QR-код.
- Підтвердьте у застосунку.
Готово. Документ підписано у Приват24 з повною юридичною силою.
SmartID працює на тих самих сайтах, що й інші способи. Якщо ви бачите серед варіантів “Bank ID НБУ” або “SmartID” – це ваш варіант.
Схожі рішення є і в інших банках. Тому якщо ви не клієнт Привату — перевірте, чи є аналогічна функція у вашому банку.
Як підписати документи у сервісі Вчасно
Вчасно – платформа електронного документообігу, популярна серед бізнесу та ФОП. Підписуєте документи будь-якого формату – PDF, Word, XML та інші й одразу надсилаєте іншій стороні. Зручно, коли документів багато й вони постійні.
Реєструєтеся на vchasno.ua, завантажуєте файл, обираєте спосіб – КЕП, Дія.Підпис або SmartID. Підписуєте й надсилаєте або зберігаєте.
До речі, Вчасно це не лише підписання. У них ціла екосистема:
- Вчасно.КЕП – захищені електронні підписи та печатки онлайн без походу в офіс.
- Вчасно.EDI – обмін електронними документами для ритейлу та постачальників.
- Вчасно.Каса – програмний РРО для бізнесу.
І ще є трохи корисного. Є пробний період, далі платні тарифи залежно від обсягу. Підходить ФОП, бухгалтерам, юристам – тим, хто підписує документи постійно.
Чи має електронний підпис юридичну силу в Україні
Коротка відповідь – так. І хоча це вже звучало кілька разів, тут варто зупинитися детальніше.
Юридична основа – Закон України “Про електронні довірчі послуги” №2155-VIII від 5 жовтня 2017 року. Саме він визначає, що КЕП має таку ж юридичну силу, як власноручний підпис. І що електронний документ, підтверджений КЕП, є оригіналом – не копією, не замінником, а повноцінним оригіналом.
На практиці це:
- Договір з КЕП, має таку ж юридичну силу, як підписаний від руки та завірений нотаріусом, у більшості випадків.
- Звітність, подана з КЕП до податкової, пенсійного фонду чи інших держорганів, приймається як офіційна.
- Суд приймає електронні документи з КЕП як докази. Щоправда, скриншоти, роздруківки листування і фото – ні.
- Купівля-продаж авто, реєстрація бізнесу, подача заяв через Дію – усе це тримається на КЕП.
Є і виняток. Є перелік документів, де електронний кваліфікований підпис не замінює паперовий. Наприклад, заповіти, деякі нотаріальні дії, документи на нерухомість у певних випадках. Тому якщо є сумніви, краще уточнити у юриста або в органі, куди подаєте.
Найпоширеніші помилки під час підписання документів онлайн
Років десять тому про електронний автограф мріяли, а п’ятнадцять-двадцять навіть не мріяли. Щоб отримати один підпис, треба було витратити день, об’їхати кілька інстанцій і відстояти чергу. Ціла пригода. Сьогодні – кілька кліків і готово.
Та все ж таки помилки трапляються. А документи – це завжди юридична сила та відповідальність. Виправляти наслідки потім може коштувати дорого. Особливо якщо справа стосується податкової. Тому краще знати наперед, що може піти не так і що робити. Наприклад:
- Прострочений КЕП. Термін дії рік-два й про нього легко забути. Оновіть заздалегідь, не чекайте поки не вдається підписати документ.
- Дія.Підпис прив’язана до старого телефону. Зайдіть Меню → Підключені пристрої → видаліть старі сеанси → активуйте знову.
- Не той тип підпису. Деякі сервіси приймають лише КЕП з файлового носія. Перевіряйте вимоги перед тим як щось робити.
- Зберегли не той файл. Підписаний документ – це .p7s, а не оригінальний PDF.
- Не перевірили підпис від іншої сторони. Займає хвилину, але дає впевненість що все в порядку.
Необов’язково що все це станеться. Але знати наперед простіше ніж розбиратися з наслідками потім.
Електронний підпис це вже не щось із серії “треба розібратися колись потім”. Дія.Підпис активується за пару хвилин, КЕП отримується онлайн, SmartID є у вас в телефоні якщо ви клієнт банку. І краще мати все це готовим заздалегідь. Бо коли система зупинить вас на фінальному кроці оформлення машини, квартири, чи що там буде, ви просто підтвердите й підете далі.